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第176章（第2页）

即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期，一定都有记载。

此外，工作时看到有趣的资料，如随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。

管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。

总之，传统格式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自动手，才不致本末倒置。

14多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化一些在外奔波的商业人士的记事本，往往写满了密密麻麻的访问行程，乱七八糟。

主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化，所以一句话常拖泥带水。

如果将&ldo;下午三点打电话与a公司联络&rdo;，以&ldo;十五点a电&rdo;表示，不是很简洁吗？对于重要的事件，还可打上红色圈圈，以提醒自己。

这种使记事记号化、简单化的方法，是大部分人都能办到的。

管理者曾在这记号方面下了不少功夫，而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。

只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。

例如委托打字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象&ldo;b&rdo;代表文章中要留空格，&ldo;r&rdo;

表示要重复，&ldo;n&rdo;表示内容证明，&ldo;律&rdo;表示律师等等。

由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任务的重复委派，就得注意指令的传达。

以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。

所以无论哪一家公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。

如此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。

如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。

15能让人辨知内容的记事方法是不明智的所谓&ldo;记事&rdo;，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很少。

的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资料。

所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，将其处理，可行则存，不行则丢掉。

象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。

为了将这种构思传达给公司同仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。

公司、家里的电话留言，也是十分重要的。

对于&ldo;何时及何人打来的、内容、处理方式&rdo;等都要详细记载。

总之，理想的留言，应是不论是谁接电话，只要看留言就能处理事情。

这就得多花点心思了。

公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。

管理者规定统一方式来作记录。

譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，更要说&ldo;再联络&rdo;等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。

详细的留言方式，使事后处理时，十分省事而方便。

传达留言也是一种很重要的资料。

记录不完整，即使字迹整齐，也不具任何意义。

留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。

16将简洁、正确的留言当作资料加以保存留言是便条纸使用b5规格，留言部分不注明由谁记录，而以共同代号写下，但有三点必须牢记，就是&ldo;主旨、时间、事由&rdo;。

从主旨可直接知道对方是谁，必要时冠上主题，更可明了其留言的目的。

一看到留言标题，即可明白这份资料的内容大纲。

经过整理，便成为一份重要的信息。

然而，为免流于道听途说之虞，凡由他处传来的信息，记录完毕后，以最短时间证明其真实性，再以简单明了的形式书写于规格纸上整理入档，可使这类资料成为一种重要信息。