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第174章（第2页）

若以三份资料作成一份时，则各以13版面作安排，或利用空白处，注明分类标题，如此在查阅时，便能立刻了解大意。

总之，使用复印、活页式整理归档，是目前最理想的整理资料的方法。

5以大、中、小项目作分类时，一定预留&ldo;备注&rdo;部分资料的分类法中，首先不得不特别强调：分类方法无须墨守成规，应以自我需求为标准，才是正确的作法。

当然，着手分类时常会遇到令人伤脑筋的困难，所以，初步分类只要遵守概略性大原则即可。

一般商业人士则分&ldo;政治&rdo;、&ldo;经济&rdo;、&ldo;外交&rdo;、&ldo;社会&rdo;等类别就足够了。

先有一个大纲，再对已收集的资料进行分类。

但是各类资料与日俱增，仅以大原则来分类的方式无法完全适应实际需求。

因此，就得开始考虑以较细密的中级原则为分类标准。

以个人为例，在&ldo;会计师&rdo;这一类中，又分&ldo;一般税务&rdo;、&ldo;国际税务&rdo;、&ldo;新制商务税则&rdo;等中级项目：&ldo;律师&rdo;的范围内，也以&ldo;企业并购&rdo;、&ldo;著作权&rdo;、&ldo;企业立案&rdo;等中级原则为分类标准。

设计&ldo;中级原则&rdo;的重点是‐‐切勿贪心急躁。

所收集的信息还很少时，就将资料按照中级原则分类，而不加以集中起来，如此反而因分类过密而使资料分散，造成使用不便的麻烦。

为了不使这种情况重复发生，在筹划分类前，先以&ldo;备注&rdo;预留空间，如此，当&ldo;备注&rdo;的份量增加到某一点时，再依据其内容重新设计新项目，应是最切合实际的作法。

随着中级原则的内容不断增加，到某一份量时，再细分小项目，例如：&ldo;一般税务&rdo;中，又可分为&ldo;资产税&rdo;、&ldo;统计资料&rdo;、&ldo;变更登记&rdo;等小项目。

这时，再将偏离分类原则的部分，以&ldo;备注&rdo;来处理。

如此一来，按标题划分的剪报不断地整理归档，便无须一一翻阅已归档的资料，按照原始分类，就可以立即检索到各项目类别中的卡片。

为了应付突如其来的变化，可以采用铅笔注写标题。

这样的话，即使内容必须再细分为三部分时，也可将先前的标题擦掉，仍用原有的卡片再写上新标题就可以了。

无论大项目、中项目、小项目，&ldo;备注&rdo;部分是绝不能疏漏的。

因为即使按照个人的需求自的，也可用备注来应付临时突发情况。

而且，若在中级原则已足够，没有必要再细分小项目时，&ldo;备注&rdo;更可加以活用。

6周刊杂志按照原貌入档处理杂志是将新闻以专题介绍为主要的报导方式，尤其是周刊类的杂志。

除周刊外，各书摊间更充斥着各式各样不以新闻为报导内容，而以&ldo;内幕消息&rdo;为主题的杂志。

若与报纸相比较，这些杂志的确可提供一些惊人的消息。

因此，在商业界内有不少人忙于收集这类的杂志。

前面提到的剪报，一律采取b5统一格式。

而b5规格，对杂志资料是最适合不过了。

目前，最受商业人士欢迎的应是周刊杂志，而这类杂志的规格正好是b5因此，可一律将杂志中所刊资料直接整理入档，无须复印。

这实在省事又方便。

但是，将其原封不动直接归档时，必须注意，勿将资料毁损。

若资料残缺或者全无空白处以供装订时，则会造成不能装订入档的缺点。