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第169章（第2页）

然后再综合两项要点：（1）首先制作一个以&ldo;纸资料&rdo;为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；（2）在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。

使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。

2建立&ldo;纸资料&rdo;为中心的管理系统传说名片最早起源于17～18世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。

名片被视为一种身份地位的象征，&tis;&tis;经理、&tis;&tis;科长、&tis;&tis;助理？？，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。

就实用性来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道无形的阻碍。

这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。

（1）名片的规格名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。

相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。

名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，防止字迹不清楚。

名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还是采用横式印刷为佳。

对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。

（2）名片的再次加工名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。

如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。

收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。

例如在1989年4月14日下午6∶30见面，那么就在名片的一角记上&ldo;198904141830&rdo;。

数年以后，当忘记这张名片的主人是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。

把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：a按个人姓名第一个字的拼音顺序排；b按公司名第一个字的拼音或字母顺序排；c按行业类别顺序排。

然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。

例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。

其实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。

你可以到书店购买空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中保存。

这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。

以这张名片为例，它的公司名称是&ldo;heartunicationcenter&rdo;，那么就应纳入公司类别中的&ldo;h&rdo;音中；而对方的名字叫&ldo;约翰&rdo;，那么复印的名片就直接纳入个人类别中的&ldo;h&rdo;音中；最后一张复印名片则按照它的营业内容&ldo;婚姻中介&rdo;而列入行业类的&ldo;服务业&rdo;中，这就是一张名片的三种不同的检索方法。

为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。

在名片盒的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。

有一种透明名片袋因无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。