免费小说阅读网

手机浏览器扫描二维码访问

第163章（第2页）

即使选用的工具简陋，但只要简单、便宜就行。

在整理资料过程中，常要补充设备。

如果选用的东西不是最普遍和随时随地买得到的，很容易造成工作上的挫折感。

卡文先生使用的&ldo;角型2号&rdo;

信封袋就具有这种特性，很多人给他寄来的信封袋也是这个型号；即使不是新的，一样可以拿来当资料袋使用。

另外卡文先生选用角钢书架来当档案柜，这种书架在很多小家具店都买得到，既便宜又轻便，完全符合条件。

3用纸袋整理资料的原则大约在20年前，卡文先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就叠成了一座高60厘米、长2米、宽40厘米的&ldo;纸山&rdo;。

这座&ldo;山&rdo;有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。

结果他每次找资料都会造成一次&ldo;山崩&rdo;，每崩一次山，他就更痛苦一次。

日复一日，终于有一天，卡文先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些资料。

他首先要思考的是制订出整理&ldo;纸山&rdo;的规则，即在什么条件下，可以轻松处理资料。

这些条件主要有五项：（1）能存放资料的空间不大。

必须达到&ldo;使用最小空间&rdo;的目的；（2）低成本地完成整理系统，最好不要超过1000元，以免影响自己的&ldo;私房钱&rdo;；（3）这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；（4）这个系统要能让自己快速找到需要的资料；（5）这个系统能容纳以后再设的档案，是开放的，不能封闭。

脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？&ldo;袋式档案系统&rdo;就这样诞生了。

其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都&ldo;原始&rdo;地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。

而纸袋则可使用目前最普遍的&ldo;角型2号&rdo;袋，这种纸袋到处都能买到，连a4型的资料都放得进去。

这种处理方法，方便、省时又不浪费财力。

袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米，然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。

虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。

4袋式档案的优越性与其它档案相比，袋式档案有七个优点：（1）便宜。

每一个信封套不过几角钱，再加上角钢书架起码可以放500个袋式档案，所有花费还不到1000元。

（2）简易。

不管哪一种资料，只要放进纸袋，在袋旁加上目录即可，瞬间可以完成统一规格的工作，打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。

（3）轻便。

一个、两个硬式档案夹并不重，但一旦有500个、1000个时那就很可观了。

袋式档案每只空袋大约只有14克，而一般市售的纸制档案夹起码有57克左右，以1000个档案计，两者相差将近一个新婴生儿的重量。

如果平时有必要带着档案工作，显然&ldo;轻便&rdo;是很值得考虑的。

（4）具包容性。

袋式档案不但能放资料文书，即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、收据、碟片、录音带等，不需经特别处理，都可放进袋内妥为收藏。

（5）单一开口。

一般档案夹是开放的，在携带过程中，有时候资料会掉出来。

但袋式档案只在上端有一个开口，即使倾斜放置，袋里的资料也不容易跑出来。

（6）