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第156章（第2页）

3请说明个人第一次上广播节目的经验。

4请说明个人和广播接触的经过。

5请说明个人收听广播后的最大收获是什么。

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（2）统一用纸规格任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。

在80年代办公自动化热cháo刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。

事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。

但这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。

信息媒体之所以取代不了纸，是因为目前找不到任何替代品能像纸一样，不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利，而且能迅速复制加工。

纸的概念将永远存在，无法泯灭。

但是纸资料不断增加，无限量地堆积也不是办法，它非常容易造成混乱和浪费，所以在开始收集资料时，就要找出最容易整理的书面资料规格，把纸张用量压到最低。

一般使用的纸张规格不是a，就是b，学校的考卷是b4，b4的12是b5，是一般笔记本的大小。

办公室中使用的纸类尺寸大多为a4，也有人用是a4两倍的a3纸，不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是a4最让人困扰的是政府机关送达的文件总比a4稍大，看起来像b型纸，但比较起来又比b4小；在邮递时必须折两折，以b5纸处理，在保存b型纸时也常要反折。

根据经验，a4纸已经足以应付书写资料用，如果读者够细心的话，应该会发现报纸的14和a4纸几乎大小一样。

要混合处理a、b两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用a型纸比较容易处理。

总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当然是a4，不过，还是要根依工作需要而定。

无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。

（3）统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。

&ldo;听人讲话&rdo;也是一种方法，但是&ldo;脑&rdo;这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔记的方式；而最近几年打破传统文字媒体形式的工具是电子信息记录媒体。

最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。

虽然各种不同功能、机型的新记录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。

此外，因为各媒体优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。

譬如说现在有人用vhs尺寸的带子作取材工具，也有人用8录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。

同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。

所以，收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。

（4）收集到的资料最好是原始文件资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生&ldo;以讹传讹&rdo;的效果。

即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。

因此，在收集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用&ldo;别人的引用文&rdo;。

虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则。

误用二手资料的后果都相当的严重。

因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。

&ldo;资料收集的基础&rdo;摘要：（1）收集资料时，要遵守&ldo;动员最少人力、花费最短时间、耗用最低经费&rdo;的三原则；（2）制定收集资料的目标时，应先经过讨论和沟通，再列出与主题有关的项目；（3）一定要随时提醒自己设定最终产品的规格和形式；（4）多人进行多项工作时，可利用&ldo;工作进度管理表&rdo;控制质量和进度，并随时检索、修定流程和目标；（5）随时注意统一资料内容、规格及信息机器的格式；（6）绝对要坚持收集&ldo;原始文件&rdo;的原则。