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第55章（第3页）

太过于强烈的推论，会使上司反感。

（10）具弹性‐‐即使只接受部分提案也比完全不接受好。

有时妥协和交易是必要的。

正式的传达方式复杂或重要的问题必须传达给经营者时，应提出报告书的形式。

能够和上司直接交谈自己的主张之管理者，对于把自己的想法条理分明地整理在报告书上会感到棘手。

在公司有许多组织的情况下，报告书成为不可或缺的沟通工具。

管理者想要影响组织，就必须具备书写优良报告书的技术。

报告书必须慎重而有条理地书写。

不管是按照上司指示命令的部下，或是管理部下的管理者，在写报告书之前必须充分地深思熟虑。

马狄。

哥姆托罗普士报社公司经理西拉，在商品展示会里看到新型的档案装置，于是报告上司。

上司命令她搜集有关那部装置的情报，并且向监察部门提出报告书。

西拉调查资料后，将重要的事实抽出，写在报告书里交给上司。

她看到送回来的报告书第一页写了很多疑问。

这份报告书若能条理分明地书写，就可以回答最大半的疑问。

提出报告里，与其在送回来之后回答问题，不如一开始就写份适切的报告书，如此应该不会花太多时间。

若不浪费时间，上司不会怀疑她对日常业务以外的工作处理能力，而且可能会称赞她。

西拉接到退回来的报告书时，应该如何处理？

（1）明确地找出问题‐‐上司要求什么？由于不知道上司要求什么，所以浪费很多时间和劳力。

从要求的报告书中找出上司的目标。

如果不知道目标，仅仅获取资讯不足的资料也需要三个礼拜。

报告书是一种通过自己而订定担负工作之计划。

若不知其目的，则对不那么重要的事情也会投入心力而加以完成。

不要害怕问题，写报告书的人应该知悉和上司共同追求之目的。

（2）搜集资料‐‐了解目的之后，尽力搜集必要的情报。

有关新档案装置的报告书，西拉应该搜集能够取得的全部情报。

当然，制造厂商的资料也要调查。

关于其它机种，也须调查其资料，并和成为检讨对象的机械互相比较，同时和新机械的使用者商谈。

他们要求的是什么？新机械可以现在使用或不能使用，什么可以用，什么不能用，须明确地加以调查清楚。